Электронный деловой этикет. Что это такое?

Скажем так: это — синтез этикета бумажной деловой переписки и телефонного делового этикета, но по стойке вольно. А так как мы по стойке вольно все же не ложимся и не садимся, а стоим в строю, то правила определенные и определенный этикет вольного стояния надо соблюдать. Читает Дмитрий Креминский Скачать в mp3 (6. 2 Mb / 06:45 мин. )

В каждой стране есть свой канцелярский стандарт и правила ведения деловой переписки. Но поскольку в эпоху глобализации страны постсоветского пространства уже вступили в мир всемирного канцелярита обеими ногами, стандарты и правила будут все больше унифицироваться под принятые на Западе. Поэтому, думаю, будет интересно узнать современные тенденции деловой переписки.

США в этом плане страна уникальная — канцелярит здесь полностью изжит приказным путем. Я не шучу. Конгрессом США принят специальный акт, ограничивающий бумагомарание. Каждый исходящий федеральный документ имеет ссылку на этот акт с указанием времени, которое необходимо для заполнения документа в минутах.

Если в России вы начинаете письмо с тягомотного «в ответ на ваше письмо за исх. №…от такого-то числа в отношении такого-то вопроса…», то в деловой переписке США такой запев расценивается как неуважение к адресату. (Следует писать не «произведена термическая обработка картофеля путем обжаривания в масле», а простым хлебным языком — «картошка поджарена»).

В двух словах: любое деловое письмо должно содержать только ОДНУ мысль (а не планов наших громадье!), должно быть изложено простым и понятным языком максимально кратко и укладываться на одной странице. Вот этот святой принцип плавно перекочевал в деловую электронную переписку, привнося еще более либеральную форму в деловое общение. И это при том, что в США и большинстве развитых европейских стран электронная переписка уже давно считается абсолютно равной в полномочиях и правах с деловой официальной бумагой с гербовым логотипом, подписями и печатями.

(Но ведь электронная документация может быть легко подделана, взломана, возразите вы. И возразите совершенно напрасно — западный бизнес строится на деловой порядочности, поэтому хакерство быстро пресекается и сурово наказывается. )

Значение электронной деловой переписки трудно переоценить — она уже практически вытеснила бумажную. Современный деловой мир уже давно использует систему внутриофисной деловой переписки (интранет), не говоря об интернете. И правила, выработанные за это время, очень просты и удобны.

Язык и стиль электронного общения еще более упрощен ради основной задачи: втиснуть как можно больше информативности в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации. Ради формулы «время — деньги» решено поступиться орфографией, грамматикой, стилистикой, пунктуацией и прочими витиеватостями.

Так, английский электронный язык вполне допускает письма с сокращением слов, без знаков препинания, заглавных букв, с заменой слов цифрами (2 Вася, 4 Петя), с общепринятыми деловыми аббревиатурами (ASAP — as soon as possible), усечениями (info, docs, pics — информация, документы, изображения).

Электронное сообщение должно быть кратким. Все подробности обычно высылаются приложением. Объем приложения не должен превышать 2 мегабайта. Если ваше приложение имеет больший объем, то следует разбить его на несколько мелких. Большие файлы принято отсылать ночной перепиской. Главная тенденция электронных писем — их дискретность, порционность: лучше послать несколько писем (с одной мыслью в каждом!), чем одно большое письмо.

Особое внимание следует обратить на строку RE или SUBJECT (тема). Ваш получатель в первую очередь смотрит именно на эту строку. От того, насколько информативно в теме послания вы сможете минимальным объемом знаков изложить суть вопроса, зависит, будут или не будут читать ваше послание. Чтобы его не стерли не читая, приложите те же усилия, которые мы прилагаем в «ШколеЖизни. ру», формулируя заглавие статьи в виде вопроса.

Далее следует так составить текст, чтобы содержание первого же абзаца раскрывало основное содержание всего письма. Никогда не относите самую главную мысль в конец письма. Если надо что-то сказать, говорите это в первых строках и прямо, без преамбул — сразу быка за рога! (Это святое правило используют все рекламщики и газетчики). Детали должны завершать письмо, а не открывать его.

Очень важное значение имеет разбивка письма на короткие параграфы. Предложения должны быть короткими («картошку поджарили!»). Длинноты в письме демонстрируют лишь ваше неумение быть деловым человеком и ваше неуважение к адресату. Старайтесь подкреплять ваши короткие доводы цифрами или фактами. Будьте убедительными. (Причем, держите в уме, что если ваше послание направлено американцу или британцу, то этих парней не убеждают ссылки на авторитеты — они предпочитают голые цифры или выводы, основанные на цифрах. Подсчитать и сделать свой вывод они сумеют сами. )

В электронной переписке достаточно напрямую обращаться по имени и подписываться именем. Никаких приветствий, титулов, «искренне ваших-наших», никаких экивоков и реверансов. Если вы пишете в незнакомую организацию, то вот тут следует указать свое полное имя и должность.

И не менее важное: электронная глупость легче тиражируется, надежней и дольше сохраняется. Она заметней и опасней, чем бумажная. Поэтому внимательно вычитайте текст на предмет ляпов и ошибок.

Зато самое важное — излучайте оптимизм и всегда старайтесь закончить на позитивной ноте. Даже если вы хотите сообщить плохую новость, никогда не пишите такие слова, как ошибка, неудача, обвал, полный абзац. Даже если вы завалили дело, не стоит писать, что вас постигла неудача и исправить уже ничего нельзя. Я бы написала так: по таким-то причинам данный подход не дал результата. Предлагаю такой-то, от которого ожидаю такого-то результата в такие-то сроки. Это не совсем «все хорошо, прекрасная маркиза» — это позитивный подход. Партнеры должны чувствовать вашу энергичность, честность и конструктивность.

И архиважное — не забывайте вовремя отвечать! В деловых кругах западных стран на бумажное письмо принято отвечать в течение 2-х дней, а на электронное — в течение суток.

Приятной и конструктивной деловой переписки!


19:46 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Вкусные рецепты: Чечевичный суп, Салат с рукколой и шампиньонами, Коктейль с креветками "Кровавая Мэри" Мой вариант!!

Вкусные рецепты: Чечевичный суп, Салат с рукколой и ...

Чечевичный супОбжарить мелко нарезанный лук и болгарский перец на топленном масле(сливочном), под конец обжарки добавить туда 1 ст. л. томата ( убрать в сторону) Картофелину и морковку натереть на кру...
Женщина львица

Женщина львица

Львица секса! Что это - миф, выдуманный сексопатологами, или реальность нашей жизни? Споры по этому вопросу не прекращаются ни на минуту. Но что бы там ни говорили, а с женщинами, которые по своей при...
Продвижение сайтов - доход для компании за минимальные финансы?

Продвижение сайтов - доход для компании за минимальн...

Раскрутка сайта – это комплекс мероприятий направленный на поднятие сайта в результатах выдачи по определенным запросам, так называемым ключевым словам. Наш век – это век развития компьютерных техноло...
Горох - полезный продукт или разрушитель пароходов?

Горох - полезный продукт или разрушитель пароходов?

Наверное, первым, кто написал о приключениях гороха, был Константин Паустовский. И всё благодаря тому, что стал очевидцем аварии — океанский пароход «Днепр» сел на рифы около пр...
Интересно?

Интересно?

Мы живём в настоящем, но что-то постоянно тянет нас в прошлое. Нас интересуют древние и погибшие цивилизации, развалины городов затерявшихся во времени, жизнь и быт людей и наций от которых только и о...
Как заработать в интернете 300$ за 1 месяц?

Как заработать в интернете 300$ за 1 месяц?

Итак, давайте поговорим о заработке в Интернете. Многие знают, что заработать можно различными способами, но далеко не все эти способы способны принести реальный доход. Кто-то мучается на спонсорах, к...
Интересное

Вкусные рецепты: Яблоки в кляре, Горячие крабовые

Яблоки в кляреЯблоки очистить от кожуры и семян, нарезать кружочками толщиной 1 см. Посыпать частью ...

Устройство натяжных потолков

Натяжной потолок это идеально ровная поверхность, созданная при помощи натяжения по периметру комна...

Мезотерапия: что нужно о ней знать?

Процесс поддержания молодости при помощи достижений косметологии сегодня не просто популярен &m...

Любовный приворот

Приворожить любимого вам человека можно множеством способов. Что же такое любовь? Настоящая любовь, ...

Феномен женского детектива

 Последее время в отечественной литературе становится все заметнее "женский детектив"...

Цветок, подаренный со смыслом. Что вам хотели сказ

В XIX веке была популярна салонная игра под названием «Флирт цветов». Играющие, обменива...

В какой стране мы живём? От супермаркетов до подво

«Здравствуйте. Могу я вам чем-нибудь помочь? Можно вам предложить, посоветовать, показать, поп...

Работающие советы хозяйкам: как правильно ухаживат

Диван или кресло вполне могут сохранять форму, стойкость конструкции и оттенок обивки десятки лет. В...

Коучинг – кому и для чего он нужен?

Несмотря на то, что коучинг получает в нашей стране всё большее распространение, очень часто приходи...

Виртуальные деньги заменят наличные?

Развитие компьютерных технологий существенно увеличило наши возможности. На сегодняшний день любая с...



Новости развития информационнного портала:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя обширный ассортимент полезных и интересных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти актуальную информацию стало легко.

Мы подобрали для вас полезные и отличные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск подходящей информации будет занимать у вас секунды.