Электронный деловой этикет. Что это такое?

Скажем так: это — синтез этикета бумажной деловой переписки и телефонного делового этикета, но по стойке вольно. А так как мы по стойке вольно все же не ложимся и не садимся, а стоим в строю, то правила определенные и определенный этикет вольного стояния надо соблюдать. Читает Дмитрий Креминский Скачать в mp3 (6. 2 Mb / 06:45 мин. )

В каждой стране есть свой канцелярский стандарт и правила ведения деловой переписки. Но поскольку в эпоху глобализации страны постсоветского пространства уже вступили в мир всемирного канцелярита обеими ногами, стандарты и правила будут все больше унифицироваться под принятые на Западе. Поэтому, думаю, будет интересно узнать современные тенденции деловой переписки.

США в этом плане страна уникальная — канцелярит здесь полностью изжит приказным путем. Я не шучу. Конгрессом США принят специальный акт, ограничивающий бумагомарание. Каждый исходящий федеральный документ имеет ссылку на этот акт с указанием времени, которое необходимо для заполнения документа в минутах.

Если в России вы начинаете письмо с тягомотного «в ответ на ваше письмо за исх. №…от такого-то числа в отношении такого-то вопроса…», то в деловой переписке США такой запев расценивается как неуважение к адресату. (Следует писать не «произведена термическая обработка картофеля путем обжаривания в масле», а простым хлебным языком — «картошка поджарена»).

В двух словах: любое деловое письмо должно содержать только ОДНУ мысль (а не планов наших громадье!), должно быть изложено простым и понятным языком максимально кратко и укладываться на одной странице. Вот этот святой принцип плавно перекочевал в деловую электронную переписку, привнося еще более либеральную форму в деловое общение. И это при том, что в США и большинстве развитых европейских стран электронная переписка уже давно считается абсолютно равной в полномочиях и правах с деловой официальной бумагой с гербовым логотипом, подписями и печатями.

(Но ведь электронная документация может быть легко подделана, взломана, возразите вы. И возразите совершенно напрасно — западный бизнес строится на деловой порядочности, поэтому хакерство быстро пресекается и сурово наказывается. )

Значение электронной деловой переписки трудно переоценить — она уже практически вытеснила бумажную. Современный деловой мир уже давно использует систему внутриофисной деловой переписки (интранет), не говоря об интернете. И правила, выработанные за это время, очень просты и удобны.

Язык и стиль электронного общения еще более упрощен ради основной задачи: втиснуть как можно больше информативности в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации. Ради формулы «время — деньги» решено поступиться орфографией, грамматикой, стилистикой, пунктуацией и прочими витиеватостями.

Так, английский электронный язык вполне допускает письма с сокращением слов, без знаков препинания, заглавных букв, с заменой слов цифрами (2 Вася, 4 Петя), с общепринятыми деловыми аббревиатурами (ASAP — as soon as possible), усечениями (info, docs, pics — информация, документы, изображения).

Электронное сообщение должно быть кратким. Все подробности обычно высылаются приложением. Объем приложения не должен превышать 2 мегабайта. Если ваше приложение имеет больший объем, то следует разбить его на несколько мелких. Большие файлы принято отсылать ночной перепиской. Главная тенденция электронных писем — их дискретность, порционность: лучше послать несколько писем (с одной мыслью в каждом!), чем одно большое письмо.

Особое внимание следует обратить на строку RE или SUBJECT (тема). Ваш получатель в первую очередь смотрит именно на эту строку. От того, насколько информативно в теме послания вы сможете минимальным объемом знаков изложить суть вопроса, зависит, будут или не будут читать ваше послание. Чтобы его не стерли не читая, приложите те же усилия, которые мы прилагаем в «ШколеЖизни. ру», формулируя заглавие статьи в виде вопроса.

Далее следует так составить текст, чтобы содержание первого же абзаца раскрывало основное содержание всего письма. Никогда не относите самую главную мысль в конец письма. Если надо что-то сказать, говорите это в первых строках и прямо, без преамбул — сразу быка за рога! (Это святое правило используют все рекламщики и газетчики). Детали должны завершать письмо, а не открывать его.

Очень важное значение имеет разбивка письма на короткие параграфы. Предложения должны быть короткими («картошку поджарили!»). Длинноты в письме демонстрируют лишь ваше неумение быть деловым человеком и ваше неуважение к адресату. Старайтесь подкреплять ваши короткие доводы цифрами или фактами. Будьте убедительными. (Причем, держите в уме, что если ваше послание направлено американцу или британцу, то этих парней не убеждают ссылки на авторитеты — они предпочитают голые цифры или выводы, основанные на цифрах. Подсчитать и сделать свой вывод они сумеют сами. )

В электронной переписке достаточно напрямую обращаться по имени и подписываться именем. Никаких приветствий, титулов, «искренне ваших-наших», никаких экивоков и реверансов. Если вы пишете в незнакомую организацию, то вот тут следует указать свое полное имя и должность.

И не менее важное: электронная глупость легче тиражируется, надежней и дольше сохраняется. Она заметней и опасней, чем бумажная. Поэтому внимательно вычитайте текст на предмет ляпов и ошибок.

Зато самое важное — излучайте оптимизм и всегда старайтесь закончить на позитивной ноте. Даже если вы хотите сообщить плохую новость, никогда не пишите такие слова, как ошибка, неудача, обвал, полный абзац. Даже если вы завалили дело, не стоит писать, что вас постигла неудача и исправить уже ничего нельзя. Я бы написала так: по таким-то причинам данный подход не дал результата. Предлагаю такой-то, от которого ожидаю такого-то результата в такие-то сроки. Это не совсем «все хорошо, прекрасная маркиза» — это позитивный подход. Партнеры должны чувствовать вашу энергичность, честность и конструктивность.

И архиважное — не забывайте вовремя отвечать! В деловых кругах западных стран на бумажное письмо принято отвечать в течение 2-х дней, а на электронное — в течение суток.

Приятной и конструктивной деловой переписки!


19:46 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Вкусные рецепты: Фруктовый салат с лаймом и мятным сиропом, Пикантный суп-конструктор на азиатский манер., Салат из лука.

Вкусные рецепты: Фруктовый салат с лаймом и мятным с...

Фруктовый салат с лаймом и мятным сиропомФрукты очистить от кожуры (у груши только вырезать сердцевину), нарезать небольшими кусочками. Добавить сок лайма, перемешать. Разложить по салатницам/креманка...
Эпидемия гриппа: вы готовы?

Эпидемия гриппа: вы готовы?

Все мы знаем и понимаем, что здоровье — это самое главное для каждого человека. Будь то ребёнок или пенсионер. Все хотят жить и наслаждаться жизнью, познавать новое. Ну, а для этого следует...
Качество жизни зависит от здоровья

Качество жизни зависит от здоровья

Социологи подсчитали, что здоровье человека более чем на 50% определяет качество его жизни. Но все ли в полной мере осознают этот факт? Мы гонимся за материальным благополучием, карьерой, известностью...
Грунты под фундамент

Грунты под фундамент

Наверное, многим не раз приходилось слышать о таком явлении, как смещение грунта под сооружениями различных типов. Обычно это происходит вследствие замерзания земли. Грунт вспучивается и в состоянии п...
Сахалин: остров или полуостров? Об открытии капитана Невельского

Сахалин: остров или полуостров? Об открытии капитана...

Начало этой истории — в далёком XVII веке. В 1689 году, после кровопролитных столкновений, Нерчинским договором была определена граница между Московским царством и Цинской империей, как пос...
Занимательные детские игрушки для ребенка, в том числе детские горки

Занимательные детские игрушки для ребенка, в том чис...

Дети – это наше будущее. Каждый родитель мечтает видеть своего ребенка, здоровым, счастливым и жизнерадостным. Ни что не доставит ребенку большего веселия, чем хорошая игрушка. По настоящему качествен...
Самое интересное

Вкусные рецепты: Блинный пирог «Татарский», Арбузн

Блинный пирог «Татарский»Яйца соединить с сахаром и солью, растереть, добавить половину молока и мук...

Что в первую очередь нужно знать о шиншиллах?

Шиншиллы — животные неприхотливые. Чтобы завести шиншиллу, нужно минимум усилий на содерж...

Сады моей души. Воздушные акварели Венеты Дочевой

Представляю вашему вниманию акварельные работы талантливой болгарской художницы Венеты Дочевой / Ven...

Мошенничество в сети

В настоящее время достаточно много людей обращается к поисковым системам с запросом ". . . заработат...

Как правильно ставить цели? «Вижу цель - не вижу п

Определимся для начала с терминологией. Что такое цель? Цель — это достижение желаемого р...

Визит учительницы, или Как усмирить непослушного у

Это было в дни моей первой практики, когда я, будучи студенткой 3 курса педагогического вуза, провод...

Начальные симптомы эпилепсии: как понять, что нужн

Такая болезнь, как эпилепсия, знакома человечеству с древности. Сейчас данный недуг с успехом лечитс...

Коучинг – кому и для чего он нужен?

Несмотря на то, что коучинг получает в нашей стране всё большее распространение, очень часто приходи...

Успешные женщины разных эпох, или Как подняться на

Почему мы не перестаем говорить об успехах женщин разных эпох, поколений и статусов, затрагивая их л...

Сувениры и построение команды

Наградная и сувенирная продукция оказывает незаменимую помощь в визуализации корпоративной культуры ...



Развивая портал:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя обширный ассортимент полезных и интересных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти актуальную информацию стало легко.

Мы подобрали для вас полезные и отличные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск подходящей информации будет занимать у вас секунды.