Электронный деловой этикет. Что это такое?

Скажем так: это — синтез этикета бумажной деловой переписки и телефонного делового этикета, но по стойке вольно. А так как мы по стойке вольно все же не ложимся и не садимся, а стоим в строю, то правила определенные и определенный этикет вольного стояния надо соблюдать. Читает Дмитрий Креминский Скачать в mp3 (6. 2 Mb / 06:45 мин. )

В каждой стране есть свой канцелярский стандарт и правила ведения деловой переписки. Но поскольку в эпоху глобализации страны постсоветского пространства уже вступили в мир всемирного канцелярита обеими ногами, стандарты и правила будут все больше унифицироваться под принятые на Западе. Поэтому, думаю, будет интересно узнать современные тенденции деловой переписки.

США в этом плане страна уникальная — канцелярит здесь полностью изжит приказным путем. Я не шучу. Конгрессом США принят специальный акт, ограничивающий бумагомарание. Каждый исходящий федеральный документ имеет ссылку на этот акт с указанием времени, которое необходимо для заполнения документа в минутах.

Если в России вы начинаете письмо с тягомотного «в ответ на ваше письмо за исх. №…от такого-то числа в отношении такого-то вопроса…», то в деловой переписке США такой запев расценивается как неуважение к адресату. (Следует писать не «произведена термическая обработка картофеля путем обжаривания в масле», а простым хлебным языком — «картошка поджарена»).

В двух словах: любое деловое письмо должно содержать только ОДНУ мысль (а не планов наших громадье!), должно быть изложено простым и понятным языком максимально кратко и укладываться на одной странице. Вот этот святой принцип плавно перекочевал в деловую электронную переписку, привнося еще более либеральную форму в деловое общение. И это при том, что в США и большинстве развитых европейских стран электронная переписка уже давно считается абсолютно равной в полномочиях и правах с деловой официальной бумагой с гербовым логотипом, подписями и печатями.

(Но ведь электронная документация может быть легко подделана, взломана, возразите вы. И возразите совершенно напрасно — западный бизнес строится на деловой порядочности, поэтому хакерство быстро пресекается и сурово наказывается. )

Значение электронной деловой переписки трудно переоценить — она уже практически вытеснила бумажную. Современный деловой мир уже давно использует систему внутриофисной деловой переписки (интранет), не говоря об интернете. И правила, выработанные за это время, очень просты и удобны.

Язык и стиль электронного общения еще более упрощен ради основной задачи: втиснуть как можно больше информативности в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации. Ради формулы «время — деньги» решено поступиться орфографией, грамматикой, стилистикой, пунктуацией и прочими витиеватостями.

Так, английский электронный язык вполне допускает письма с сокращением слов, без знаков препинания, заглавных букв, с заменой слов цифрами (2 Вася, 4 Петя), с общепринятыми деловыми аббревиатурами (ASAP — as soon as possible), усечениями (info, docs, pics — информация, документы, изображения).

Электронное сообщение должно быть кратким. Все подробности обычно высылаются приложением. Объем приложения не должен превышать 2 мегабайта. Если ваше приложение имеет больший объем, то следует разбить его на несколько мелких. Большие файлы принято отсылать ночной перепиской. Главная тенденция электронных писем — их дискретность, порционность: лучше послать несколько писем (с одной мыслью в каждом!), чем одно большое письмо.

Особое внимание следует обратить на строку RE или SUBJECT (тема). Ваш получатель в первую очередь смотрит именно на эту строку. От того, насколько информативно в теме послания вы сможете минимальным объемом знаков изложить суть вопроса, зависит, будут или не будут читать ваше послание. Чтобы его не стерли не читая, приложите те же усилия, которые мы прилагаем в «ШколеЖизни. ру», формулируя заглавие статьи в виде вопроса.

Далее следует так составить текст, чтобы содержание первого же абзаца раскрывало основное содержание всего письма. Никогда не относите самую главную мысль в конец письма. Если надо что-то сказать, говорите это в первых строках и прямо, без преамбул — сразу быка за рога! (Это святое правило используют все рекламщики и газетчики). Детали должны завершать письмо, а не открывать его.

Очень важное значение имеет разбивка письма на короткие параграфы. Предложения должны быть короткими («картошку поджарили!»). Длинноты в письме демонстрируют лишь ваше неумение быть деловым человеком и ваше неуважение к адресату. Старайтесь подкреплять ваши короткие доводы цифрами или фактами. Будьте убедительными. (Причем, держите в уме, что если ваше послание направлено американцу или британцу, то этих парней не убеждают ссылки на авторитеты — они предпочитают голые цифры или выводы, основанные на цифрах. Подсчитать и сделать свой вывод они сумеют сами. )

В электронной переписке достаточно напрямую обращаться по имени и подписываться именем. Никаких приветствий, титулов, «искренне ваших-наших», никаких экивоков и реверансов. Если вы пишете в незнакомую организацию, то вот тут следует указать свое полное имя и должность.

И не менее важное: электронная глупость легче тиражируется, надежней и дольше сохраняется. Она заметней и опасней, чем бумажная. Поэтому внимательно вычитайте текст на предмет ляпов и ошибок.

Зато самое важное — излучайте оптимизм и всегда старайтесь закончить на позитивной ноте. Даже если вы хотите сообщить плохую новость, никогда не пишите такие слова, как ошибка, неудача, обвал, полный абзац. Даже если вы завалили дело, не стоит писать, что вас постигла неудача и исправить уже ничего нельзя. Я бы написала так: по таким-то причинам данный подход не дал результата. Предлагаю такой-то, от которого ожидаю такого-то результата в такие-то сроки. Это не совсем «все хорошо, прекрасная маркиза» — это позитивный подход. Партнеры должны чувствовать вашу энергичность, честность и конструктивность.

И архиважное — не забывайте вовремя отвечать! В деловых кругах западных стран на бумажное письмо принято отвечать в течение 2-х дней, а на электронное — в течение суток.

Приятной и конструктивной деловой переписки!


19:46 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Что необходимо в офисе под рукой

Что необходимо в офисе под рукой

Можно со смелость сказать, что для большинства людей в наше время офис- это второй дом. А в доме хочется чувствовать себя комфортно и уютно, но офис это также наше рабочее место. Оно должно быть обору...
Как нужно выбирать учебные программы

Как нужно выбирать учебные программы

На образовательном рынке можно увидеть тысячи курсов, а на полках книжных магазинов - тысячи книг и учебников. Сразу возникает вопрос: Какие из них хорошие, а какие – «не очень»? Как отличить хорошую ...
Астрология. Абсолют

Астрология. Абсолют

Изначально не существовало ни времени, ни пространства, ни материи. Вся бесконечная Вселенная была сконцентрирована в одной эфемерной точке - точке Абсолюта. Абсолют знал всё, умел всё, всё у него уже...
Шкала Апгар: оценка состояния ребенка

Шкала Апгар: оценка состояния ребенка

Сразу же после своего рождения каждый малыш проходит первый в жизни тест – баллы выставляются здесь по Шкале Апгар. Такая оценочная система была создана специально, чтобы врачи смогли сделать первые в...
Грунты под фундамент

Грунты под фундамент

Наверное, многим не раз приходилось слышать о таком явлении, как смещение грунта под сооружениями различных типов. Обычно это происходит вследствие замерзания земли. Грунт вспучивается и в состоянии п...
Экстази и стресс

Экстази и стресс

Наркотик MDMA, известный как экстази, может оказаться эффективным средством лечения посттравматического стрессового расстройства, сообщает Nature. Согласно результатам клинических испытаний, которы...
Популярное

Дисплазия тазобедренных суставов

По национальной программе полный осмотр специалистами ребенка должен начинаться в 1 месяц. В список ...

Как этимологи устанавливают происхождение слов? Об

Если уж говорить о врагах, то следует сказать и о победе. Это одно из слов-перевертышей, ведь в корн...

«Санктум» от Джеймса Кэмерона: в поисках прекрасно

Совместным просмотром «Санктума» я, каюсь, немного подпортил своей супруге минувший день...

Для чего мы продолжаем строить дирижабли?

Дирижабли — это летательные аппараты, пик славы которых пришелся на первую половину двадц...

Кто хорошо работает? Мотивационные типы сотруднико

Кто хорошо работает? Тот, кто знает, зачем ему надо трудиться. Для кого-то главное — ден...

Диоксид кремния в воде

Диоксид кремния входит в состав почти всех минералов и присутствует в пресной воде в концентрации 1 ...

Вкусные рецепты: Пасха творожная, Карпаччо из овощ

Пасха творожнаяТворог протереть через сито,положить в него сливочное масло мягкое(комнатной температ...

Вкусные рецепты: Торт "Яичный ликер", То

Торт "Яичный ликер"Для яичного ликера размешайте все ингредиенты до однородного состояния. Перелейте...

Лучшая грязезащита – от профессионалов

Чистота помещений сегодня важна, как никогда. И особенно это касается тех моментов, когда владельцу ...

Охрана имущества: как выбрать ЧОП? Подробнее на Ag

Появление на двери логотипа известного ЧОП ощутимо снижает вероятность появления преступников. Компа...



Новости развития информационнного портала:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя обширный ассортимент полезных и интересных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти актуальную информацию стало легко.

Мы подобрали для вас полезные и отличные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск подходящей информации будет занимать у вас секунды.