Электронный деловой этикет. Что это такое?

Скажем так: это — синтез этикета бумажной деловой переписки и телефонного делового этикета, но по стойке вольно. А так как мы по стойке вольно все же не ложимся и не садимся, а стоим в строю, то правила определенные и определенный этикет вольного стояния надо соблюдать. Читает Дмитрий Креминский Скачать в mp3 (6. 2 Mb / 06:45 мин. )

В каждой стране есть свой канцелярский стандарт и правила ведения деловой переписки. Но поскольку в эпоху глобализации страны постсоветского пространства уже вступили в мир всемирного канцелярита обеими ногами, стандарты и правила будут все больше унифицироваться под принятые на Западе. Поэтому, думаю, будет интересно узнать современные тенденции деловой переписки.

США в этом плане страна уникальная — канцелярит здесь полностью изжит приказным путем. Я не шучу. Конгрессом США принят специальный акт, ограничивающий бумагомарание. Каждый исходящий федеральный документ имеет ссылку на этот акт с указанием времени, которое необходимо для заполнения документа в минутах.

Если в России вы начинаете письмо с тягомотного «в ответ на ваше письмо за исх. №…от такого-то числа в отношении такого-то вопроса…», то в деловой переписке США такой запев расценивается как неуважение к адресату. (Следует писать не «произведена термическая обработка картофеля путем обжаривания в масле», а простым хлебным языком — «картошка поджарена»).

В двух словах: любое деловое письмо должно содержать только ОДНУ мысль (а не планов наших громадье!), должно быть изложено простым и понятным языком максимально кратко и укладываться на одной странице. Вот этот святой принцип плавно перекочевал в деловую электронную переписку, привнося еще более либеральную форму в деловое общение. И это при том, что в США и большинстве развитых европейских стран электронная переписка уже давно считается абсолютно равной в полномочиях и правах с деловой официальной бумагой с гербовым логотипом, подписями и печатями.

(Но ведь электронная документация может быть легко подделана, взломана, возразите вы. И возразите совершенно напрасно — западный бизнес строится на деловой порядочности, поэтому хакерство быстро пресекается и сурово наказывается. )

Значение электронной деловой переписки трудно переоценить — она уже практически вытеснила бумажную. Современный деловой мир уже давно использует систему внутриофисной деловой переписки (интранет), не говоря об интернете. И правила, выработанные за это время, очень просты и удобны.

Язык и стиль электронного общения еще более упрощен ради основной задачи: втиснуть как можно больше информативности в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации. Ради формулы «время — деньги» решено поступиться орфографией, грамматикой, стилистикой, пунктуацией и прочими витиеватостями.

Так, английский электронный язык вполне допускает письма с сокращением слов, без знаков препинания, заглавных букв, с заменой слов цифрами (2 Вася, 4 Петя), с общепринятыми деловыми аббревиатурами (ASAP — as soon as possible), усечениями (info, docs, pics — информация, документы, изображения).

Электронное сообщение должно быть кратким. Все подробности обычно высылаются приложением. Объем приложения не должен превышать 2 мегабайта. Если ваше приложение имеет больший объем, то следует разбить его на несколько мелких. Большие файлы принято отсылать ночной перепиской. Главная тенденция электронных писем — их дискретность, порционность: лучше послать несколько писем (с одной мыслью в каждом!), чем одно большое письмо.

Особое внимание следует обратить на строку RE или SUBJECT (тема). Ваш получатель в первую очередь смотрит именно на эту строку. От того, насколько информативно в теме послания вы сможете минимальным объемом знаков изложить суть вопроса, зависит, будут или не будут читать ваше послание. Чтобы его не стерли не читая, приложите те же усилия, которые мы прилагаем в «ШколеЖизни. ру», формулируя заглавие статьи в виде вопроса.

Далее следует так составить текст, чтобы содержание первого же абзаца раскрывало основное содержание всего письма. Никогда не относите самую главную мысль в конец письма. Если надо что-то сказать, говорите это в первых строках и прямо, без преамбул — сразу быка за рога! (Это святое правило используют все рекламщики и газетчики). Детали должны завершать письмо, а не открывать его.

Очень важное значение имеет разбивка письма на короткие параграфы. Предложения должны быть короткими («картошку поджарили!»). Длинноты в письме демонстрируют лишь ваше неумение быть деловым человеком и ваше неуважение к адресату. Старайтесь подкреплять ваши короткие доводы цифрами или фактами. Будьте убедительными. (Причем, держите в уме, что если ваше послание направлено американцу или британцу, то этих парней не убеждают ссылки на авторитеты — они предпочитают голые цифры или выводы, основанные на цифрах. Подсчитать и сделать свой вывод они сумеют сами. )

В электронной переписке достаточно напрямую обращаться по имени и подписываться именем. Никаких приветствий, титулов, «искренне ваших-наших», никаких экивоков и реверансов. Если вы пишете в незнакомую организацию, то вот тут следует указать свое полное имя и должность.

И не менее важное: электронная глупость легче тиражируется, надежней и дольше сохраняется. Она заметней и опасней, чем бумажная. Поэтому внимательно вычитайте текст на предмет ляпов и ошибок.

Зато самое важное — излучайте оптимизм и всегда старайтесь закончить на позитивной ноте. Даже если вы хотите сообщить плохую новость, никогда не пишите такие слова, как ошибка, неудача, обвал, полный абзац. Даже если вы завалили дело, не стоит писать, что вас постигла неудача и исправить уже ничего нельзя. Я бы написала так: по таким-то причинам данный подход не дал результата. Предлагаю такой-то, от которого ожидаю такого-то результата в такие-то сроки. Это не совсем «все хорошо, прекрасная маркиза» — это позитивный подход. Партнеры должны чувствовать вашу энергичность, честность и конструктивность.

И архиважное — не забывайте вовремя отвечать! В деловых кругах западных стран на бумажное письмо принято отвечать в течение 2-х дней, а на электронное — в течение суток.

Приятной и конструктивной деловой переписки!


19:46 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Младший брат, или Как не превратить мальчика в кисейную барышню?

Младший брат, или Как не превратить мальчика в кисей...

Щечки — абрикосики, глазки — горький шоколад, пухлые коленки и крепкие кулачки — вот он: сидит на кровати как большая кукла, внимательно на меня смотрит, ждет, когда в...
Замуж за англичанина

Замуж за англичанина

В наше время уже никого не удивишь тем, что многие украинские женщины предпочитают искать свое семейное счастье за границей. Да и удивляться, собственно говоря, нечему. Ведь там для них открываться ре...
Мелкие интернет сообщества

Мелкие интернет сообщества

Мир был порабощён!!! Порабощён интернетом, и это все знают. Зачем нам реальные семья и друзья, когда есть интернет? Здесь прекрасно можно зайти в любое сообществу или клуб, как некогда ковбои заходили...
Зачем нужен электропроект?

Зачем нужен электропроект?

   Часто можно слышать слова:" А зачем я буду платить за какие-то бумажки, когда мне все сделают и так?". Действительно, зачем?    Давайте разбираться.    Случай 1. Ваш электрик развел все кабели по...
Звезды читают!

Звезды читают!

Сильноголосые представительницы львовского шоу-бизнеса Елена Корнеева и Олеся Киричук тоже решили приобщиться к благотворительной акции «Подари ребенку книжку!», которую проводит общественная организа...
Norah Jones: Слова и Слава

Norah Jones: Слова и Слава

С таким отцом как у этой американки можно жить припеваючи и не прикладывая особенных усилий. Однако дочь легендарного Рави Шанкара избрала путь человека трудолюбивого и всего добивающегося самостоятел...
Читаемые

Что лучше, печатная или электронная книга?

С недавних пор компьютеры для большинства людей стали неотъемлемой частью жизни. Они дали возможност...

Сегодня производство деревянных лестниц крайне поп

На сегодняшний день изготовление лестниц из дерева очень распространено. Деревянные лестницы делают ...

Ненавязчивая чистота

Наверное, всем знакомы русские сказки и скатерти-самобранке, о печи, которая ездит сама, о ковре-сам...

Артишок. Это что за странный «фрукт»?

Уже на заре истории среди человекообразных особей встречались оригиналы, которых как пить дать счита...

Как заработать в интернете 300$ за 1 месяц?

Итак, давайте поговорим о заработке в Интернете. Многие знают, что заработать можно различными спосо...

Какими щетками нужно чистить зубы?

Вы довольны состоянием своих зубов? Чем вы чистите свои зубы? Да, я понимаю, конечно же, пастой...

Как стать услышанным? Особенности современного бло

В мире Ежедневно происходит множество событий, о которых хотелось бы поведать. Однако не у всех найд...

Фата в свадебную прическу: каким образом крепить?

В разные времена, фата выглядела по-разному. И была необходимым аксессуаром образа невесты, так как ...

Укрепляем иммунитет? Осторожно – последствия!

Множество новых лекарственных препаратов, появившихся на прилавках аптек в последнее время, гарантир...

Насколько важны мелочи, когда ты за рулем? Часть 1

Ночь. Небо закрыто низкими облаками, цепляющимися за верхушки выскочивших к самой трассе елей. Ни ч-...



О портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя обширный ассортимент полезных и интересных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти актуальную информацию стало легко.

Мы подобрали для вас полезные и отличные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск подходящей информации будет занимать у вас секунды.